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¿Es urgente o importante?

fuegoNo es lo mismo. Veamos las definiciones: “urgente: Que urge o corre prisa”; “importante: Que es de importancia”. Y qué es lo que hay que hacer antes, ¿lo urgente o lo importante?

Lo urgente raramente sale bien, las prisas nunca fueron buenas consejeras. Para empezar, vas a dejar de hacer lo que estás haciendo para hacer eso tan urgente, con lo que ya vas a perder el hilo y además, con las prisas, seguramente se quede algo en el tintero.

Es verdad que hay días en los que te preguntan qué has hecho en el trabajo y puedes perfectamente contestar “he estado apagando fuegos todo el día”, es decir, que no has hecho nada de lo que tenías planificado.

Las urgencias no se pueden planificar, pero sí que puedes reservar un tiempo todos los días por si salta alguna alarma.

Eso sí, recuerda que no todos los imprevistos son urgentes. Párate a pensar durante un minuto antes de dejar todo lo que estás haciendo para ponerte con esa urgencia.

Desde Expansion.com nos dan algunas pautas para que estas urgencias no te produzcan un estrés innecesario:

  • Establece tus prioridades.  Te ayudará a decir no a un compromiso que no te conviene, a ignorar una tarea que no cuenta, a descartar una actividad que ya no te aporta, a desechar un mal hábito que te perjudica y a detener un proyecto que no te hace crecer.
  • Encuentra tu motivación. Quien tiene una motivación, tiene unos intereses, unos  objetivos. Esto fomentará tu productividad.
  • Planifica tu día a díaUna vez que tengas tus prioridades, tu motivación y las metas claras, es el momento de marcar las tareas que debes hacer ese día, o esa semana. Sin el trabajo previo descrito en los tres primeros puntos, probablemente redactarías un listado de tareas, pero es difícil que establecieras el orden en base a la relevancia de cada una de ellas, y su aportación a la consecución de tus metas. Deja margen para posibles fallos, retrasos o imprevistos. Sé realista, no te cargues con más tareas de las que podrías asumir. Generalmente, la concentración se mantiene durante aproximadamente 45 minutos, por lo que es recomendable descansar unos minutos y parar de realizar la tarea, para luego continuar con ella de una forma más efectiva. Y, de vez en cuando, desconecta.
  • Termina las tareas. Las personas somos muy buenas empezando cosas pero no tan buenas terminándolas.
  • Adelántate a los imprevistos. Además de una agenda bien planificada, hay ideas que surgen en el día a día que si se anotan convenientemente, pueden ahorrarte un tiempo considerable el día de mañana.
  • Las tareas aburridas, tambiénMejor dejo esto para mañana“; “ya lo haré en otro momento”; “estoy seco de ideas”. No son más que excusas para posponer, una y otra vez, esas tareas que te resultan más aburridas. Lo llaman procrastinar. Busca el lado positivo de esa labor que tanto te espanta a priori, no la dejes para el final. Puedes aplicarte la gamificación a ti mismo, imponiéndote una pequeña recompensa cuando termines, que sirva como estímulo.
  • No te atasques. No hay nada peor que el estrés para tu concentración. Imagina que se produce un imprevisto, y que éste resulta ser urgente e importante. No te bloquees, piensa primero en cómo reorganizar tu día y céntrate en superar el primer paso de tu nueva tarea, a continuación el segundo, y así hasta que la concluyas.
  • Identifica tus ‘antitareas’.Tan importante como saber qué debes hacer, es conocer lo que no tienes que hacer. Tu lista de antitareas la pueden componer hábitos, gestos, rutinas o incluso personas.
  • Conócete a ti mismo. Hay quien se concentra mejor a primera hora de la mañana, quien trabaja mejor por las tardes, y después están los búhos. No hay opciones mejores y peores, especialmente si hablamos de organizaciones que permiten el teletrabajo o, al menos, una cierta flexibilidad de horarios. Conocer tus propios biorritmos te permitirá elaborar una agenda más realista y productiva, estableciendo las tareas que requieren una mayor concentración en los momentos del día en que te sientas más fresco, y las funciones más mecánicas en los periodos que se te hagan más cuesta abajo.

¿Sabes priorizar?

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