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Reuniones eficaces

reunionesSeguimos sin aprender. Las reuniones siguen siendo, en la mayoría de los casos, muy improductivas: la gente no es puntual, se convoca a más gente de la necesaria, los temas se dispersan, no se va preparado a la reunión…, en fin, múltiples factores que hacen que se te pase la mañana o la tarde con la sensación de no haber hecho nada en todo el día y lo que es peor, con más trabajo encima de la mesa.

Hay algunas reuniones que directamente no deberían ni existir:

Las de control

Se hacen simplemente para comprobar que todo el mundo ha llegado y que ha llegado a su hora. Tal vez se busque una mala excusa para reunir a la gente, pero hacer esto, es totalmente improductivo y aunque creas que ya no se hace, no te equivoques, se hace.

En los sitios que se hacen este tipo de reuniones tal vez sea porque no se confía en los trabajadores y el problema no es que la gente esté haciendo o no su trabajo, el problema es mucho más grande: la falta de confianza.

Las de compartir documentación

A ver, estamos en la era de las tecnologías, ¿de verdad hace falta una reunión para compartir documentación? Tenemos e-mail, sistemas de intercambio de documentos….Si realmente se hacen este tipo de reuniones, posiblemente sea porque crees que la gente a la que le has enviado la documentación, no la va a leer y por tanto, el problema vuelve a ser el mismo: falta de confianza.

Las de “porque no está claro quién es la persona encargada”

¿De verdad no sabes quién desempeña qué papel? pues sería mejor que te informaras antes de reunir a 10 personas en una misma sala de las que sobran 6.

Hay otras, en cambio, que son mucho más útiles:

Repaso diario

Es una de las reuniones más eficaces que existen. Requiere que los miembros del equipo se junten, no es necesaria una sala de reuniones, puede ser incluso de pie al inicio de la jornada y en tan sólo cinco minutos informen a los demás de las actividades que van a realizar ese día. Para que sea efectiva es importante que se convierta en una rutina. 

Semanal

En ella se abordan cuestiones de interés inmediato. Debería durar entre cuarenta y cinco y noventa minutos. El objetivo es identificar los problemas y eliminarlos, pero no entrar en cuestiones estratégicas. Debe comenzar con una ronda relámpago en la que cada participante expone dos o tres prioridades que precisen una atención inmediata. Después llega el momento de exponer, con datos e información concreta, los avances alcanzados. Por último, se diseña una agenda de trabajo a partir de las tareas en las que cada profesional está inmerso. 

Estrategia mensual

Se analizan, debaten y deciden cuestiones trascendentales que incidirán de manera directa en el negocio. Para que sean efectivas es esencial que sean periódicas y que no se debatan más de dos o tres asuntos. La preparación previa es imprescindible y la actitud con la que se acude es también muy importante: hay que ir sin miedo al conflicto, con la mente abierta para escuchar y sin temor a enfrascarse en un productivo debate sin filtros.

Repaso trimestral fuera de la oficina

Es una oportunidad para apartarse del día a día y coger fuerzas. En este entorno se puede analizar mejor el trabajo en su conjunto y buscar retos y acciones a largo plazo. Es el momento de reflexionar y debatir sobre el estado del departamento o de la firma, y de estudiar a la competencia para no quedare atrás. Recuerda que uno de los enemigos a combatir es la falta de concreción. El problema es no saber decidir qué datos son imprescindibles y alargar tu exposición alejándote del tema principal. Limitar el tiempo de intervención es una gran ayuda.

¿Qué otro tipo de reuniones crees que deberían evitarse? ¿Se debería añadir alguna más?

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